Enregistrez un message d’accueil ou d’attente :

Nous avons tous de moins en moins de patience et de temps, nous apprécions d’avoir une réponse dès les 2 premières sonneries. Lorsque nous appelons une entreprise, une collectivité, un hôpital, un service après-vente, nous préférons une voix enregistrée en studio accessible via un central plutôt qu’une sonnerie dans le vide.

• Un message clair et engageant
• Une musique agréable et adaptée à votre entreprise
• Une voix représentative de votre image de marque

Ne ratez plus aucun appel :

En cas de fermeture de l’entreprise ou si toutes vos lignes sont occupées, vous avez plusieurs options pour prendre en charge votre appelant. Le répondeur avec ou sans possibilité de laisser un message vous permet de fournir des informations de base à votre entreprise.

• Les horaires d’ouverture et de fermeture
• Les fermetures annuelles
• Le numéro à appeler en cas d’urgence
• L’adresse de votre site Internet
• Une adresse email

S’il est possible de laisser un message, pensez à mettre en place une procédure interne pour traiter les messages et les dispatcher aux services concernés. En cas d’attente en ligne, l’IVR (Serveur Vocal Interactif) permet d’orienter l’interlocuteur vers le service qu’il recherche et, si besoin, de le faire agir à :

• Préparer ses papiers ou numéro de client
• Encoder une référence
• Confirmer son besoin / ses questions

Lorsque votre collaborateur prendra en charge l’appel, selon les systèmes, il peut déjà avoir la fiche du client sous les yeux et l’accueillir par son nom. Pas mal, non ?

Profitez- en pour communiquer des informations pertinentes :

Puisque l’appelant est en attente, autant lui parler. Ne sachant pas pour quelle raison il appelle et selon votre secteur d’activité, vous pouvez choisir de lui fournir des informations qui peuvent réellement lui être utiles sur :

• Vos services et les bénéfices pour lui
• Vos nouveautés et les avantages clients
• Vos activités (événements, expositions)
• Vos promotions (soldes, actions spéciales)